Datum: 1.1.2022

Register över bidrags- och stipendiesökande

Svenska folkskolans vänner (0200129-3)

Annegatan 12 A 24

00120 Helsingfors

Viveka Åberg

Dataskyddsansvarig

viveka.aberg@sfv.fi

Tfn 040 533 17 10

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)

Georgsgatan 27

00100 Helsingfors

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. använder följande personuppgiftsbiträden:

- Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare

- NETS, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium

- Telia Cygate/Telia, all information i registret lagras på Telias servrar

Behandlingen av data i registret baserar sig på ett berättigat intresse. Personuppgifter behandlas för att verkställa föreningens syfte. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personbeteckning och bankkontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Register över bidrags- och stipendiesökande:

Register över bidragsmottagare:

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:

I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis:

Om den sökande beviljas ett bidrag eller ett stipendium sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:

Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag eller ett stipendium skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Svenska folkskolans vänners kansli innan de kan söka om stöd.

Den sökandes ansökningar och uppgifter sparas för evigt. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Svenska folkskolans vänners stödverksamhet och det ger fonden också en möjlighet att utvärdera effekten av samt utveckla bidrags- och stipendieverksamheten.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

- Ansökningarna behandlas av Svenska folkskolans vänners sektorsansvariga, kanslichef, sektorutskott och vid behov utomstående sakkunniga. Ekonomichefen, informatören och kanslichefens assistent har även rätt att behandla uppgifterna.

- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av sekretessplikt

- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat.

- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.

- Uppgifter kan på basen av dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning lämnas ut åt främst:

- Uppgifter tillhörande beviljade bidrag och stipendier kan lämnas ut i (avslag publiceras inte):

- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser för att främja informationsutbyte.

Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Registerföraren publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en målsättning att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, de sakkunnigas och de personers som lämnat rekommendationers integritetsrättigheter och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.

Rimbert är ett ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier, som upprätthålls, och vars rättigheter, ägs av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. Svenska folkskolans vänner har genom avtal rätt att utnyttja programmet. Nyttjanderätten innehåller inte rätten till programmets kod och inte heller rätt att åt tredje part överlåta nyttjandet av programmet. Nyttjanderätten innefattar inte heller rätt att göra ändringar i programmet.

Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr.

De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier skyddad genom SSLkryptering som Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. svarar för.

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. har ett avtal med Telia Cygate / Telia som svarar för tjänsten och registret förvaras i en molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordsskyddad åtkomst till registret ges endast åt av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. namngivna personer.

Svenska folkskolans vänner utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser.

- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Svenska folkskolans vänners register.

- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret.

- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Användaren av ansökningssystemet kan också logga in med sitt konto och under ”Personuppgifter” välja att ladda ner all data som sparats i samband med kontot.

- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet.

- Registerföraren skyddar de sökandes, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits.

- Begäran ska adresseras till:

Svenska folkskolans vänner

Annegatan 12 A 24

00120 Helsingfors

- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad

- specificerad begäran ska adresseras till: viveka.aberg@sfv.fi

Den registrerade har rätt att göra invändningar mot att personuppgifter behandlas i samband med en ansökning, men då måste behandlingen av ansökan avbrytas.

Den registrerade har rätt att begära att personuppgifter raderas om:

Till följd av lagstiftning är Svenska folkskolans vänner i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Den registrerade har inte rätt att få sina uppgifter överförda till en annan registerförare.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.